Assistant.e administratif.ive à la direction générale

La Ville de Firminy recrute un.e Assistant.e administratif.ive au sein de la direction générale avec pour missions principales :

Assurer les missions administratives de la direction
Assurer l’interface inter et intra services et avec les partenaires extérieurs
Organiser et anticiper l’agenda du Directeur Général des Services en préparant un dossier constitué des éléments d’informations nécessaires,
Prendre des rendez-vous et organiser les réunions de la Direction,
Rédiger les comptes rendus, suivre leur validation et s’assurer de leur diffusion,
Assurer la planification, l’organisation (organisation matérielle, validation de l’ordre du jour, mails d’invitation, relecture des supports de présentation, interface avec les autres assistantes administratives si nécessaire, dépôt des documents et gestion sur la plateforme collaborative) et le suivi des différentes réunions : CODIR, COPIL, etc…
Rédiger divers documents, courriers, courriels, notes internes, diaporamas, …
Rédiger pour le compte du Directeur Général des Services le reporting de la direction pour le suivi des directions de pôles
Assurer l’interface entre les directeurs et les responsables de service
Rédiger les relevés de conclusion des réunions, suivre leur validation et s’assurer de leur diffusion,
Interface avec le service Assemblée,

Lieu de travail