Au sein du pôle Relations Citoyennes et Attractivité Territoriale, l’Assistant administratif Accueil, Vie citoyenne, Etat-civil, Elections est placé directement sous l’autorité du Responsable du service Accueil, Vie citoyenne, Etat-civil, Election.
Missions :
– Accueillir, orienter et renseigner le public
– Garantir et valoriser l’image de la collectivité et du service public
– Réception des déclarations et établissement des actes d’état-civil
– Tenue administrative des registres d’Etat-Civil
– Traitement des dossiers des cartes nationales d’identité et passeports
– Préparation des opérations électorales
Missions / conditions d’exercice
Accueil Général de l’Hôtel de Ville :
• Accueil physique et téléphonique
• Pré-déclarations des naissances
• Traitement du courrier et des demandes d’actes
• Collecte des réclamations des usagers
Vie Citoyenne-Etat civil-Elections :
• Déclaration des reconnaissances, naissances, décès et mise à jour des actes
• Dossiers de mariage, de divorce, de Pacs, de changement de nom et de prénom
• Gestion des demandes Comedec
• Etablissement des dossiers de demande de cartes nationales d’identité, de passeports
• Attestations d’Accueil et autres autorisations
• Cimetière (achat, renouvellement, mise à jour des concessions, établissement de documents annexes)
• Etablissement et mise à jour des livrets de famille
• Recensement militaire
• Elections : inscriptions, changements d’adresses, radiations, préparation des documents de clôture, préparation des opérations électorales
• Etablissement de courriers
• Réalisation de travaux administratifs divers
• Toutes missions susceptibles d’être effectuées du fait de la réception du publicAfin d’assurer la continuité de service, l’agent pourra être amené ponctuellement à assurer les missions dévolues aux autres agents ayant des missions similaires, dans le respect du cadre d’emploi.
Environnement et contexte de travail
Equipe : 7 personnes.
Relations principales : Contact direct avec le public, les services funéraires, hospitaliers, juridiques et autres
– Transversalité entre services et élus
– Relation avec d’autres collectivités
Contraintes particulières :
– Horaires de travail en fonction des horaires d’ouverture au public
– Grande disponibilité vis-à-vis du public
– Gestion de publics difficiles
– Devoir de confidentialité
– Une erreur matérielle dans la rédaction des actes engage la responsabilité civile et professionnelle de l’agent
– Tenue vestimentaire correcte
– Pics d’activités liés aux périodes électorales, à la période de la Toussaint pour les concessions
Profil recherché :
Cadre(s) d’emploi – grade(s) recherché(s) : Adjoint Administratif, Adjoint administratif principal 2° classe
Titulaire ou à défaut, contractuel CDD 1 an avec possibilité de reconduction
Formation :
Secrétariat-Accueil-Etat civil
Expérience :
Expérience exigée en matière d’accueil, de demandes de cartes nationales d’identité et passeports, d’Etat-civil et de secrétariat
Connaissance indispensable de la ville
Compétences :
• Techniques d’accueil de public
• Techniques d’écoute et d’expression
• Connaissance du fonctionnement du standard
• Connaissance de la réglementation de l’état civil, en droit public et administratif
• Maîtrise des outils bureautiques
• Connaissance du fonctionnement d’une mairie
Aptitudes et savoirs être :
• Devoir de réserve et discrétion
• Amabilité – bonne présentation
• Qualité de communication orale
• Rigueur
• Travail en équipe
• Respect des procédures et consignes
• Gestion des priorités
• Disponibilité
• Gestion des situations de stress et de conflits
• Temps de travail à 36h30 minutes par semaine sur 5 jours – attribution de 9 ARTT
• Rémunération : statutaire + IFSE + NBI 10 points Accueil du public (si fonctionnaire titulaire)
• Sous conditions d’ancienneté ou d’éligibilité : CIA et prime de fin d’année – Association du personnel municipal – CNAS – Participation employeur mutuelle santé – Contrat de groupe prévoyance